FAX営業代行で切り拓く賃貸管理の新規開拓・販路開拓術

賃貸管理の管理戸数を増やしたいと考えていても、日々の入居者対応や既存オーナーへの対応に追われ、新規開拓や販路開拓にまで手が回らないとお悩みではないでしょうか。

従来型のDMや飛び込み営業だけでは反響が出にくくなっており、新規開拓・販路開拓の安定には、既存業務との負荷分担が欠かせません。

本記事では、賃貸管理会社が新規開拓・販路開拓で押さえておきたい営業の基礎と、FAX営業代行を使った進め方、管理替え提案につなげる工夫までを解説します。

賃貸管理会社が新規開拓・販路開拓で伸び悩む理由

賃貸管理会社が新規開拓・販路開拓で伸び悩む背景には、日常業務との両立の難しさと、従来型営業の反響低下という2つの要因があります。まずは自社の状況を振り返りながら、つまずきやすいポイントを確認します。

既存オーナー対応に追われ営業の時間が取れない

入居者対応や設備トラブル、契約更新といった日常業務に追われるなかで、新規営業に充てられる時間は自然と削られていきます。とくに営業担当者を専任で置けない中小の賃貸管理会社では、この傾向が顕著です。日々の対応に追われるうちに、気づけば新規開拓に手をつけられないまま数か月が過ぎていた、という声も少なくありません。

業務の一部を仕組み化したり、外部の力を活用したりすることで、新規開拓に充てられる時間を確保しやすくなります。まずは日常業務のどこに時間を取られているのかを洗い出すところから始めると、対策の方向性が見えてきます。

営業活動そのものを外部に委ねる選択肢については、営業代行とは？派遣との違いや依頼すべき企業の条件をプロが解説でも詳しく解説しています。業務効率化と営業力強化は切り離せないセットで考える必要があり、日常業務の負荷を下げないまま新規開拓だけを増やそうとしても長続きしにくいのが実情です。

DM・飛び込み営業だけでは反響が出にくくなっている

新規オーナー開拓の代表的な手法であるDMや飛び込み営業は、多くの管理会社がすでに実践しており、同じ方法を繰り返すだけでは反響を得にくくなっています。オーナー側も日常的に営業を受けているため、内容が響かなければ検討の対象にすら入りません。

反響を高めるには、送付先の絞り込みや声掛けのタイミング、原稿や台本の内容といった一つひとつの精度を高める工夫が求められます。たとえば、築年数や周辺の空室状況が近い物件だけに絞ってDMを送るなど、ターゲットの粒度を細かくするだけでも反応の出方は変わってきます。

管理替え提案まで踏み込めていない

賃貸市場に流通する物件の多くは、すでにいずれかの管理会社が受託しています。そのため新規受託の実態は、他社管理物件からの「管理替え」の獲得に近いケースが少なくありません。まったくの未受託物件を探すよりも、既存の管理体制に不満を持つオーナーへの提案のほうが、現実的な機会として大きい場合もあります。

既存顧客対応で手いっぱいという状況が、こうした攻めの営業を後回しにする一因になっています。管理替え提案は新規開拓と切り離さず、同じ営業活動の延長として位置づけることが大切です。合わせて、「管理替え」という言葉に抵抗を感じるオーナーもいるため、切り替えそのものを前面に出すより、まずは現状の課題を一緒に確認する姿勢で接することが提案の入り口になります。

賃貸管理の新規開拓で押さえておきたい営業の基本

賃貸管理の新規開拓は、単一の手法に頼るのではなく、複数のアプローチを組み合わせることで反響が安定しやすくなります。ここでは代表的な手法とその特徴を確認します。

登記簿情報を活用したオーナーリストの作り方

新規オーナー開拓の土台になるのが、法務局の登記簿情報をもとにしたオーナーリストの作成です。物件所在地や所有者名、所有権移転の履歴などを調べることで、エリアや管理形態に合わせたリストを自社で構築できます。近隣の物件情報を一件ずつ調べる作業は手間がかかりますが、精度の高いリストは反響率に直結する土台になります。

相続登記が完了した直後や、築年数が経過し管理の見直しを検討し始めやすい築10〜15年前後の物件は、比較的提案のタイミングとして意識されやすい層です。登記簿情報の取得・活用にあたっては、法令や社内ルールに沿って適切に運用する必要があります。リスト化した物件は、築年数や所有者の在住エリアなどでグルーピングし、優先度を着ける事でより活用しやすくなります。

新規開拓・管理替え・紹介の使い分け

新規オーナー開拓、管理替え提案、金融機関や士業との紹介ネットワークづくりは、それぞれ即効性やコスト構造が異なります。自社の体制や予算に合わせて優先順位をつけることが、無理のない運用につながります。たとえば新規開拓はFAX営業代行で面を広げ、紹介ネットワークは中長期の関係構築として並行して育てていくといった役割分担が現実的です。

企業が不動産を動かすタイミングの考え方は、賃貸管理会社にとっても参考になる部分があります。以下の記事も参考にご活用ください。

関連記事：「御社と取引したい」と言わせる為に法人顧客が不動産業者を必要とする”3つの転機”と解決策

新規開拓の主な手法比較

手法	特徴	コスト感	即効性
登記簿DM・FAX営業代行	エリアを絞った面での営業活動が可能	比較的抑えやすい	中程度
管理替え提案	既存管理会社への不満をきっかけに切り替えを狙う	営業の工数がかかる	中〜長期
紹介ネットワーク（金融機関・士業）	質の高い案件を紹介してもらいやすい	関係構築に時間がかかる	長期
セミナー・Web集客	複数のオーナーに同時にアプローチできる	企画・運用のコストがかかる	中〜長期

こうして手法ごとの特徴を並べてみると、コストを抑えつつ短期間で面を広げられる手法から着手し、並行して中長期の関係構築を進めるという段階的な進め方が、無理なく続けやすいことが見えてきます。続いて、その入り口として活用しやすいFAX営業代行について、詳細に解説していきます。

FAX営業代行を使った賃貸管理の新規開拓・販路開拓

複数ある新規開拓の手法のなかでも、FAX営業代行は比較的低コストで始めやすく、限られた人員でも運用しやすい手法のひとつです。ここではFAXDMの特徴と実務上のポイントを確認します。

FAXDMが賃貸管理会社の新規開拓に向いている理由

FAXDM（FAX営業代行）は、エリアや管理形態を絞ったオーナーリストに対して、短期間で一斉に提案できる点が特徴です。テレアポや訪問に比べて営業担当者の稼働時間を圧迫しにくく、日常業務と並行して進めやすい手法といえます。企業のリスト作成から原稿作成、配信までを外部に任せられるサービスを使えば、社内の人員を増やさずに新規開拓の間口を広げることができます。

反響を高めるFAX原稿とリストの考え方

反響率を左右するのは、自社がオーナーの課題や悩みに対して適した解決策を短い文章で伝えられるかにあります。会社紹介や実績の羅列ではなく、「現在の管理でこのような課題を抱えていませんか」という問いかけから始める構成が基本です。専門用語を並べるよりも、空室対策や報告体制といった身近なテーマを切り口にしたほうが、オーナーの目に留まりやすくなります。

送付後1〜2週間を目安にフォローコールを行うことで、反応が薄かったオーナーとの接点をつくることができます。FAXを見てネットで社名を検索した際に問い合わせフォームに誘導するなど、デジタルへの誘導も反響率の向上につながります。原稿にORコードを記載する事をおすすめしている企業もいますが、「広告っぽさ」を減らして読ませることに注力するなら、ロゴなども掲載しない方が問い合わせにつながりやすいと感じています。

送信停止依頼への対応など実務上の注意点

2017年12月に施行された特定商取引法の改正により、通信販売事業者が一般消費者に送るFAX広告については、送信拒否の意思表示の方法の明記や送信者情報の記載が義務化されています。法人間（BtoB）のFAXDMはこの規制の直接の対象ではありませんが、送信停止の依頼を受けた際は速やかに対応し、以降の送付を控える運用を徹底することが望まれます。

原稿には送信者情報を明記し、送信停止の希望があった先はリストから確実に除外する仕組みを整えておくと、長期的に信頼を損なわずに運用を続けられます。こうした運用ルールをあらかじめ社内で明文化しておくと、担当者が変わっても対応にばらつきが出にくくなります。

参考：特定商取引法ガイド（消費者庁）

※法令の対象範囲・最新の運用実態は変更される場合があるため、実務にあたっては最新の公的情報をご確認ください。

管理替え提案につなげる差別化の伝え方

新規オーナー開拓と並んで管理戸数の拡大を支えるのが、他社管理物件からの管理替え提案です。ここではオーナーの本音を引き出し、自社の強みを伝えるための考え方を確認します。

オーナーの不満をヒアリングで引き出す

管理替えを検討するオーナーが管理会社に感じる不満は、対応の質、空室対策、報告の透明性の3つに集中しやすい傾向があります。担当者のレスポンスが遅い、入居促進に向けた提案がないといった不満は、オーナーが長年口に出さずに積み重ねてきた場合も少なくありません。

売り込みを前面に出すのではなく、「現在の管理会社からはどのような報告を受けていますか」といった現状を理解するための質問から会話を始めることが、信頼構築の近道です。課題が明確になれば、その後の提案の精度も自然と高まります。ヒアリングの場では、こちらから一方的に説明するのではなく、オーナーの話す時間を意識的に多く取ることが、本音を引き出すコツです。

自社の強みを数値や仕組みで示す

ヒアリングで課題を把握したら、自社の強みをオーナー視点でまとめた提案に移ります。平均空室期間や成約率、月次報告の頻度など、具体的な数字や仕組みで示すことが、比較・検討しやすい提案につながります。「しっかり管理しています」といった抽象的な言葉よりも、根拠のある数字のほうがオーナーの判断材料になります。入退去情報や空室ステータスをリアルタイムに近い形で共有できる仕組みがあれば、その運用方法自体も差別化の材料になります。

不満の内容	対応の方向性
空室対応が後手に回っている	市場分析に基づく賃料・設備の見直し提案を行う
月次報告が形式的で内容が薄い	報告の頻度・項目を具体化し「見える管理」を意識する
入居者対応の連絡が遅い	緊急時の連絡フローと対応スピードを明確に伝える

Web集客と組み合わせて反響を安定させる

FAXDMは即効的に接点をつくれる一方で、管理会社を探しているオーナーが自社サイトや検索エンジンで情報収集する機会も増えています。ここでは両者を組み合わせる考え方を確認します。

空室対策や賃貸管理に関するコラムなどのコンテンツを自社サイトで継続的に発信していると、FAXDMをきっかけに社名を知ったオーナーが、後日改めて検索して比較検討する場面でも見つけてもらいやすくなります。FAXDMで接点をつくり、自社サイトで信頼を補強するという組み合わせが、反響の安定につながります。総務省の令和5年住宅・土地統計調査によると、2023年時点の空き家数は900万戸、空き家率は13.8％で、いずれも過去最高となっており、オーナーが空室対策や管理会社選びに関心を持ちやすい環境が続いています。

自社サイトに掲載する内容としては、空室対策の考え方や賃貸管理業界の動向、よくある質問への回答などが挙げられます。オーナーや自社の顧客になりそうな方が検索しそうなキーワードを意識してサイト内を整えておくことが大切です。

参考：令和5年住宅・土地統計調査 調査の結果（総務省統計局）

Webで満足出来る集客が取れていない、どうしたら問い合わせが増えるかわからない場合は以下もご検討ください。

まとめ　賃貸管理の新規開拓・販路開拓ならurikata.netにご相談ください

賃貸管理会社の新規開拓・販路開拓は、既存オーナーへの対応と両立させながら、DMや飛び込み営業だけに頼らない複数の営業方法を組み合わせることが鍵になります。登記簿情報を活用したリストづくりや、管理替え提案につなげる差別化の伝え方は、いずれも今日から見直せる実務のポイントです。

なかでもFAX営業代行は、限られた人員でもエリアを絞って提案できる手法として、新規開拓の間口を広げる選択肢のひとつになります。自社の管理戸数や体制、予算に合わせて、無理のない範囲から取り入れてみてはいかがでしょうか。とくに人員に限りがある会社ほど、複数の手法を一度に始めるのではなく、優先順位をつけて着手することが継続のコツです。

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