FAXDMのデザインの基本｜広告感を抑えた「レター型」紙面の作り方と紙面例を公開

FAXDMの紙面をこれから自社で作る、あるいは一度送ってみたものの反応がなく、改善したいと考えていませんか。チラシのように目立たせるべきか、何をどこまで書けばよいのか。FAXならではの迷いどころは意外と多くあります。

この記事では、FAXで文字や画像が潰れないためのデザインの基本と、弊社が取引先開拓の目的でFAXを使う時にオススメしている、広告らしさを抑えた「レター型」紙面の基礎と理由、作成方法を紹介します。

FAXDMのデザインは受信側の環境を前提に考える

FAXの紙面は、作成した画面で見た姿のまま相手に届くわけではありません。受信側の機器の性能や設定によって、文字や画像の見え方が変わります。見た目の工夫を考える前に、まず受信環境で崩れない作りを押さえておきましょう。

白と黒の2色で作る

FAXは基本的にモノクロで受信・印刷されます。カラーやグレー、網掛け、グラデーションを使うと、受信機によっては濃淡がうまく再現されず、黒く潰れて文字が読めなくなることがあります。

紙面は白と黒の2色で作るのが基本です。色で区別していた情報は、見出しの大きさや配置、区切り線などで区別するように置き換えます。

写真・画像は必要なものに絞る

写真や細かいイラストは、FAXの解像度では黒い塊のように出力されやすくなります。画像が多いほどデータ量も増え、受信側の機器を長く占有したり、トナーを多く消費させたりする原因にもなります。

画像を使うのは、商品の形状を見せたい、担当者の顔を知ってもらいたいなど、文字だけでは伝わらないものに限るのが無難です。

文字は小さくしすぎず、標準的なフォントを使う

細い線や小さな文字は、受信時に掠れたり滲んだりしやすくなります。本文の文字サイズは10ポイント程度以上を目安にし、ゴシック体や明朝体など標準的なフォントを使うと読みやすくなります。

チラシ型とレター型｜新規開拓では広告らしさを抑えた紙面にする理由

FAXDMの紙面は、大きく「チラシ型」と「レター型」に分けて説明されることがあります。どちらで作るかは、紙面全体の印象を左右する最初の判断です。

チラシ型とレター型の違い

チラシ型は、キャッチコピーや画像を大きく配置し、一目で商品・サービスの魅力を伝えることを重視した形です。レター型は、挨拶から始まり、文章で用件を伝える形で、業務上の連絡に近い体裁になります。

項目	チラシ型	レター型
見た目	大きな見出し・画像・装飾が中心	文字が中心で、装飾は少ない
伝え方	一目で魅力を伝える	文章で用件と提案内容を伝える
受け手の印象	広告・宣伝物だと分かりやすい	業務上の連絡に近い

一般的には、商材やターゲットに応じて両者を使い分けるよう説明されることが多く、チラシ型が適した場面もあります。

弊社が新規開拓FAXでレター型を基本にしている理由

新規取引先開拓を目的にFAX営業を代行している弊社の場合、接点のない企業へ送るFAXでは、広告・営業物らしさを必要以上に強めない紙面を基本にしています。突然届いた広告として受け取られると、内容を確認してもらう前に営業連絡だと認識され、目を通すことすらされない可能性があるからです。

紙で受信・印刷される場合、FAXは郵送DMのように封筒を開ける工程がなく、届いた時点で紙面が目に入りやすい媒体です。これは、チラシ型が通用しないという意味ではなく、すでに取引のある相手への案内など、商材や関係性によっては視覚的に伝える方が向いている場合もあります。送り先と送る内容に応じて使い分けることをおすすめします。

広告に見えにくく、内容が伝わる紙面の作り方

レター型は、ただ文字を並べるだけで良いというわけではありません。ここからは、広告らしさを抑えながら、提案内容をきちんと伝えるための作り方を紹介します。

白抜き文字や太い枠などの装飾は控える

白抜き文字、太い囲み枠、イラスト、黒地に白文字の帯といった表現は、広告らしさを強めやすい要素です。使ってはいけないわけではありませんが、迷ったときは「この表現で、突然届いた営業チラシに見えやすくならないか」を基準に判断します。

装飾を減らしても、見出しの大きさや余白、段落の区切りを工夫すれば、どこに何が書いてあるかは十分に伝えられます。

冒頭で「誰に向けた、何の話か」を示す

レター型の紙面では、冒頭の数行で「自分に関係のある話かどうか」を判断されます。「〇〇業の皆様へ」のように業種名で呼びかけるだけでは、どの会社にも同じ文面を送っている印象が残りやすくなります。

業種名に加えて、相手が置かれている状況や課題に触れる一文から始めると、誰に向けた何の話かが伝わります。たとえば「直前の空室を埋めたい宿泊施設の方へ」のように、状況まで分かる書き出しです。

営業感を抑えても、提供できる内容は具体的に書く

広告らしさを抑えることは、伝える情報を減らすことではありません。控えるのは過度な煽りや派手な見た目で強く売り込む印象を与えることであり、提案の中身はむしろ具体的に書く必要があります。

紙面を作ったら、次の内容が入っているかを確認します。

• 何を提供できるのか
• どのような企業・案件に対応できるのか
• 相手にとってどのような場面で役立つのか
• これまでの実績や事例
• 興味を持った場合に、次に取れる行動

具体的な情報があるほど、受け手は自社に関係があるかどうかを判断しやすくなります。

1枚に詰め込まず、読みやすさを優先する

伝えたいことをすべて1枚に収めようとすると、文字が小さくなり、余白もなくなります。FAXでは小さな文字が掠れやすいため、読みにくさがそのまま内容の伝わりにくさにつながります。

情報量が多い場合は、余白と文字の大きさを保ったうえで2枚構成にするのもひとつの方法です。次の章で紹介する事例も、2枚で構成しています。

返信欄は記入の手間を最小限にする

新規開拓のFAXでは、最初から商談や契約の申込みを求める必要はありません。まず相手から一度連絡をもらうことを重視しましょう。連絡をもらう手段として、資料の送付、サンプルの提供、見積もり、対応可否の確認など、受け手が連絡を取るハードルを低くした行動を返信の選択肢として検討します。

返信欄の記入項目は、社名や施設名、電話番号など、こちらから連絡するために最低限必要なものに絞ります。項目が多いほど、返信の手間が増えるためです。連絡手段も、FAX返信・電話・メール・Webフォームなどから、相手が使いやすいものを選び記載しましょう。

あわせて送信者の社名・連絡先と、配信停止を受け付ける欄を記載します。受け手が不要と感じたときに、電話やメールではなく、送り返すだけでその意思を伝えられるような配慮も大切です。配信停止や法令面の注意点は以下の記事をご覧ください。

FAXDMは違法？特定商取引法の規制対象と法人宛てに送る際の注意点

実例｜宿泊施設向けに配信したレター型FAXの紙面構成

ここからは、宿泊予約サイトを運営する企業からご依頼を受け、ホテル・旅館向けに配信したレター型の紙面を紹介します。実際の紙面は2枚構成ですが、ここでは前半と後半に分けて構成を説明します。

冒頭：相手が抱える課題から書き出す

紙面は、「宿泊日直前の空室」という、宿泊施設にとって身近な課題から書き出しています。続けて、突然の連絡になったことへのお詫びを添え、依頼企業のサービスが直前予約に強い理由と、直前予約での送客実績を示しています。前の章で紹介した、冒頭で誰に向けた何の話かを示す書き方と、提供できる内容を実績とともに具体的に書く考え方を、この紙面に当てはめた形です。

後半：負担の少ない申込方法と返信欄

後半では、依頼企業のサービスが「利用無料・手数料なし」であることと、新たに登録する際の手間を依頼企業側で引き受けることを伝えています。最初の連絡を取るときの費用面・作業面の負担を小さくする内容です。返信欄は、宿の名前と電話番号を記入するだけの形にしています。返信する側の手間を最小限にした返信欄の一例です。

紹介した紙面を活用した成果については以下の記事で詳細に解説しています。合わせて、今回ご紹介する紙面サンプルを無料でダウンロードすることも可能です。自社の紙面を作る際の参考にしてください。

宿泊予約サイトの新規加盟開拓FAX営業事例｜旅館・ホテル2万件へ配信し反応率7.00%

テンプレートを使う前に｜紙面は送り先から逆算する

FAXDMのテンプレートや、反応があった紙面をそのまま使えば手早く作れると考える方もいるかもしれません。ただ、同じ商品やサービスでも、送り先の業種や用途、抱えている課題が変われば、冒頭で触れるべき課題も、伝えるべき内容も変わります。テンプレートや実例は構成や書き方の参考にとどめ、送り先に合わせて書き換える前提で使うのが現実的です。

まとめ

FAXDMの紙面づくりは、白黒2色で作る、画像は必要なものだけにする、文字を小さくしすぎないといった、受信環境で崩れないための基本を押さえることから始めます。

ご紹介したチラシ型とレター型紙面を、送り先の業種や規模、届けるサービス内容に合わせて使い分けることが大切です。レター型の場合、装飾を控えつつ、冒頭で誰に向けた何の話かを示し、提供できる内容は具体的に書く。返信欄は記入の手間を減らし、相手が負担なく最初の連絡を取れる形に整えましょう。

紙面作成やその他対応に時間を割くことが出来ない場合は、FAX営業代行サービスのご利用もご検討ください。