そのFAXマナー違反じゃない？送り方・送付状・返信の書き方と誤送信の注意点

取引先から「FAXで送ってください」と頼まれたものの、普段はメールばかりで送り方に自信がない。届いた申込書にFAXで返信したいけれど、宛名の「行」をどう直せばよいか分からない。そんなFAXに関する配慮や基礎に悩んでいる方に向けて、ビジネスでFAXを送る・返信するときの一般的なマナーについてまとめました。

送信前に気をつけること、送付状の書き方、返信時の宛名や敬語の直し方、誤送信してしまったときの初動まで、この記事でひと通り確認できます。

FAXを送るときの基本マナー

FAXは相手の機械で紙に印刷され、受け取った人が担当者へ渡す形で読まれる通信手段です。メールと違って宛先の本人だけが受け取るとは限らず、相手の用紙やインクも使います。この特徴を踏まえると、送るときに配慮すべき点が見えてきます。

1枚目に送付状を付ける

ビジネスでFAXを送るときは、本題の書類の前に送付状（FAX送付状、添え状とも呼ばれます）を付けるのが一般的です。送付状があれば、受け取った側は誰から誰宛てに何枚届いたのかをすぐに把握でき、社内で担当者へ回すときにも迷いません。

送付状を1枚目に付けると、受け取った側が用件や送信元をすぐに把握でき、書類を適切な担当者へ共有しやすくなります。ただし、送付状を付けても、後続の書類に記載された情報が担当者以外の目に触れるリスクを防げるわけではありません。個人として会社へ申込書などを送る場合も、送付状を付けておくと相手が用件を把握しやすくなります。

相手の営業時間内に送る

FAXは相手の営業時間内に送るのが基本です。企業によってはFAX番号と電話番号が共通で、FAXが届くたびに電話の着信音が鳴る場合があります。そうした環境では、早朝や深夜の送信が迷惑と判断されることになりかねません。

また、営業時間外に届いたFAXは翌営業日まで確認されず、ほかの書類に紛れてしまうこともあります。相手の営業時間が分からない場合は、平日の日中を目安に送信するとよいでしょう。ただし、FAXの受信環境や運用ルールは企業によって異なります。急ぎの用件で営業時間外に送信する場合は、可能であれば事前に送る担当者や企業側へ確認しておくと安心です。急ぎで時間外に送らざるを得ないときも同様に、事前に電話で了承を得ておくと良いでしょう。

送信前にFAX番号を確認する

番号の押し間違いは、書類が無関係の相手に届く誤送信の原因になります。送信ボタンを押す前に、入力した番号と、送り先の書類やリストに書かれた番号が一致しているかを確かめましょう。

取引先や発注先など、定期的にFAXを送る相手の番号は、複合機の短縮ダイヤルやアドレス帳に登録しておくと手入力の回数を減らせます。見積書や契約に関わる書類など重要なものを送る場合は、送信前に番号を見てもらうダブルチェックを徹底することが有効です。

FAXで読みやすい原稿に整える

パソコンの画面や手元の紙ではきれいに見えても、FAXで届くと文字がつぶれたり、かすれたりして読みにくくなることがあります。原稿を作るときは、次の点に気をつけると判読しやすくなります。

• 文字を小さくしすぎない
• 細い線や薄い色の文字を使わない
• 黒やグレーの塗りつぶし（網掛け）を避ける
• カラー原稿は、白黒でも読めるかを確かめてから送る

塗りつぶしは、上に重ねた文字が読めなくなるうえ、受信側のインクやトナーを多く消費します。カラーの資料は、色の違いで区別していた部分が白黒では見分けられなくなる点にも注意が必要です。

複数枚はページ番号を入れ、枚数が多いときは事前に相談する

2枚以上送る場合は、各ページの端に「1/3」「2/3」「3/3」のように、全体の枚数と何枚目かが分かる番号を入れておきます。受け取った側が、抜けや順番の入れ替わりにすぐ気づけるためです。

送る枚数が多いと、相手の用紙やインクを大量に使い、受信中は複合機もふさがってしまいます。何枚から負担になるかは相手の受信環境によって異なるため、枚数が多くなりそうなときは事前に電話でひと言相談したり、郵送やメールに切り替えるなど、相手の負担が少なくなるよう配慮を徹底しましょう。

大事な書類は送信後に電話で一報する

送信後の電話連絡は、どのFAXにも必要というわけではありません。ただ、見積書や発注書のようにきちんと届いたか？を確かめておきたい書類や、急いで目を通してほしい書類であれば、「先ほど○○の件でFAXをお送りしました」と一報を入れることで行き違いを防げます。

日常的なやり取りまで毎回電話をすると、かえって相手の作業の手を止めてしまいます。書類の重要度や相手との関係に合わせて判断しましょう。

送付状の書き方

送付状に決まった様式はありませんが、記載しておきたい項目はおおむね共通しています。ここでは、項目と宛名の書き方、あいさつ文の例を確認します。

送付状に記載する項目

項目	書く内容
送信日	FAXを送る年月日
宛先	相手の会社名・部署名・担当者名
送信元	自社名・部署名・担当者名、電話番号・FAX番号
件名	何についての書類か（例：お見積書送付の件）
送信枚数	全部で何枚送るか。送付状を含む枚数かどうかも書き添える
あいさつ文	簡単なあいさつと、書類を送る目的
送付内容	送った書類の名称と、それぞれの枚数

これらをA4用紙1枚に収め、相手が一目で用件をつかめるように配置します。送信枚数は、受け取った側が受信漏れに気づくための手がかりになる項目です。「送付状を含め3枚」のように、送付状を数に入れているかどうかが分かる書き方にしておきましょう。

宛名の敬称「御中」と「様」

宛名の敬称は、送り先が組織か個人かで使い分けます。会社や部署に宛てる場合は「○○株式会社 営業部 御中」、担当者個人に宛てる場合は「○○株式会社 営業部 山田様」と書きます。

宛名が会社や部署の場合は「○○株式会社 営業部 御中」、担当者個人の場合は「○○株式会社 営業部 山田様」と書きます。会社や部署と担当者個人の両方を宛名に記載するときも、担当者名が分かっていれば「御中」と「様」を併用せず、「○○株式会社 営業部 山田様」とするのが一般的です。担当者名が分かっているときは「様」だけを使います。

あいさつ文の例

あいさつ文は短くまとめれば十分です。改まった相手には頭語と結語を使った形、日頃からやり取りのある相手には簡易な形が使われます。

手書きで作るときの注意

送付状は手書きでも差し支えありません。ただし、FAXでは細い字や小さい字がつぶれたり、かすれやすくなります。鉛筆や薄い色のペンは避け、黒のボールペンやサインペンを使い、普段より大きめ・濃いめに書くと読みやすくなります。

手書きの送付状を繰り返し使う場合は、ご紹介した表の項目を書き込める欄をあらかじめ作成し、記入漏れを防ぎましょう。

FAXを返信する際のマナー

取引先から届いた申込書や出欠確認、注文書などに書き込んで、FAXで送り返す場面もあります。返信用の用紙には、相手の宛名に「行」や「宛」、自分の記入欄に「ご住所」「ご芳名」といった敬語が印刷されていることがあります。そのまま返すのではなく、相手を立てる形に直してから送るのが一般的なマナーです。

宛名の「行」「宛」を消して敬称に直す

返信先の宛名に付いている「行」「宛」は、送り手が自分側をへりくだって書いたものです。返信するときはこれを二重線で消し、組織宛なら「御中」、個人宛なら「様」に書き換えます。

書き換えた敬称は、縦書きなら消した文字の左横、横書きなら右横に書くのが一般的です。二重線は、横書きなら横に引きます。縦書きの場合は縦に引くとする説明と斜めに引くとする説明があり、考え方が分かれています。どちらの場合も定規を使って丁寧に引き、修正液や修正テープで消すのは避けましょう。

返信先が組織や部署の場合は「行」「宛」を二重線で消し、「御中」に直します。担当者個人宛ての場合は「様」に直しましょう。「受付係 行」のように係宛ての返信先では、「行」を消して「受付係 御中」とするのが一般的です。ただし、特定の担当者名が記載されている場合は、組織宛てか個人宛てかに応じて敬称を使い分けます。

書き換え例

場面	直す前	直した後
自分の名前	鈴木一郎 様	鈴木一郎（「様」を消す）
住所欄	ご住所	住所（「ご」を消す）
氏名欄	ご氏名	氏名（「ご」を消す）
芳名欄	ご芳名	名（「ご芳」を消す）
自分の名前	鈴木一郎 様	鈴木一郎（「様」を消す）

自分に向けた敬語を消す

返信用紙に「ご住所」「ご氏名」「ご芳名」などと印刷されている場合は、自分に向けられた敬語を二重線で消してから記入します。たとえば「ご住所」や「ご氏名」は「ご」を消すのが一般的です。「ご芳名」は「ご芳」を消して「名」とする方法があります。返信用紙に記入方法の指定がある場合は、その指示に従いましょう。

出欠確認の返信では、該当する選択肢（例：「出席」）を○で囲み、選ばなかった方を二重線で消します。「ご出席」の「ご」も忘れずに消しておきましょう。余白に「喜んで出席いたします」「あいにく所用のため欠席いたします」などと一言添えると、より丁寧な印象になります。

返信にも送付状を付けるか

相手から届いた返信用紙に書き込んで返す場合、送付状を付けるかどうかに決まったルールはありません。相手が「この用紙のみご返送ください」のように送り方を指定しているときは、まずはその指示に従いましょう。

指定がなく迷う場合は、送付状を付けても失礼にはあたらないと考えてよいでしょう。付けるときは、前章の項目のうち、宛先・送信元・送信枚数が分かれば十分です。

機密情報と誤送信への注意

FAXでは、届いた先で誰が最初に紙を手に取るかを受け手が選べません。番号を押し間違えれば、まったく別の相手に内容が届いてしまいます。送る内容の選び方と、万が一のときの対応を確認しておきましょう。

FAXで送らない方がよい情報

会社のFAXは共有の複合機で受信されることが多く、印刷された紙がしばらくトレイに置かれたままになる場合もあります。担当者以外が先に目にする可能性や、誤送信で外部に届いてしまうリスクを考えると、次のような情報はFAX以外の手段を検討した方が安心です。

• マイナンバーや口座情報、健康に関する情報などの個人情報
• 公表前の契約条件や取引条件
• 社外秘の資料

送付状に「親展」と書いても、受信した紙を誰が手に取るかまでは管理できません。こうした書類は、簡易書留などの郵送や、社内・取引先で定めた安全な方法で送るのが無難です。

誤送信したときの対応

誤送信に気づいたら、できるだけ早く次の順で対応します。

1. 誤って届いた相手に電話で連絡し、事情を説明しておわびしたうえで、受け取った書類の破棄（シュレッダー処理など）をお願いする
2. 本来の送信先に連絡し、状況を伝えて改めて送る
3. 上司や社内の担当部署に報告し、今後の対応について指示を受ける

誤送信した書類に個人データが含まれている場合、漏えい等の状況によっては、個人情報保護法に基づき、個人情報保護委員会への報告と本人への通知が必要になることがあります。

たとえば、要配慮個人情報が含まれる場合、不正利用によって財産的被害が生じるおそれがある場合、不正の目的による漏えい等が発生した場合、漏えい等の対象となる方の数が1,000人を超える場合などは、報告対象となる可能性があります。

報告対象に該当する場合、速報は事態を知った後、速やかに（概ね3〜5日以内に）行い、その後、確報など必要な対応を進めます。誤送信に気づいたら、個人データの内容や漏えいの状況を確認し、社内の個人情報保護担当者などに速やかに報告しましょう。

なお、2026年7月17日に改正個人情報保護法が公布されています。

現行法で報告が義務付けられているのは、要配慮個人情報（病歴など）が含まれる漏えい、不正に使われると財産的被害が生じるおそれがある漏えい、不正の目的によるおそれがある漏えい、本人の数が1,000人を超える漏えいなどです。

報告には期限があり、速報は発覚日から3〜5日以内が目安とされています。該当するかどうかを自分だけで判断せず、社内の担当部署と相談しながら、個人情報保護委員会「漏えい等の対応とお役立ち資料」で確認してください。

※なお、2026年7月に改正個人情報保護法が公布されており、漏えい時の報告や通知のルールは今後見直される可能性があります。改正内容の施行時期や具体的な運用については、最新の公表情報を確認してください。

個人宅のFAXへ送るとき

取引先の担当者の自宅や、個人のお客様の自宅へFAXを送る場面もあります。家庭のFAXは家族の目に触れる可能性があるため、送る内容には会社宛て以上の配慮が必要です。

家庭用のFAXは電話と兼用になっている場合があり、着信音が生活の場で鳴ります。早朝や深夜はもちろん、食事時なども避け、日中の常識的な時間帯に送りましょう。送る前に電話やメールで一声かけておくと、相手も受け取る準備ができます。

まとめ

FAXのマナーで迷ったときは、相手が読みやすいか、誰の目に触れるかの2つの視点で考えると判断しやすくなります。

送るときは、送付状で宛先と枚数を伝え、相手の営業時間内に、白黒でも読める原稿で送ります。返信するときは、宛名の「行」「宛」を敬称に直し、自分に向けた敬語を消してから返します。そして、担当者以外や無関係の相手に見られて困る内容であれば、FAXを使わずに別の手段を選びます。この3つの場面に当てはめれば、初めての送信や返信でも大きく外すことはないはずです。

なお、取引のない企業へ商品やサービスを案内する営業目的のFAX（FAXDM）では、送信停止の求めへの対応や送信者情報の明記など、本記事とは別の配慮が必要になります。詳しくは以下の記事でも解説していますので、合わせて確認ください。

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